Quản lý Cơ hội bán hàng & Pipeline Kanban

1. Mô hình Phễu bán hàng (Pipeline) chuẩn

Phễu bán hàng (Sales Pipeline) trong NexPeak ERP đại diện cho quy trình từng bước chuyển đổi một khách hàng tiềm năng thành hợp đồng thương mại hoàn tất.

Mỗi bước trong phễu tương ứng với một giai đoạn bán hàng có tỷ lệ phần trăm xác suất thành công (Probability) cụ thể:

• Mới tiếp cận (Discovery - 20%): Vừa ghi nhận nhu cầu, đang liên hệ làm quen và khảo sát ban đầu.
• Đánh giá nhu cầu (Qualification - 40%): Đã xác định rõ ngân sách, người có thẩm quyền quyết định và thời gian dự kiến mua sắm.
• Đề xuất / Báo giá (Proposal - 60%): Đã gửi báo giá chính thức hoặc phương án kỹ thuật chi tiết.
• Đàm phán (Negotiation - 80%): Đang thương lượng về điều khoản thanh toán, mức chiết khấu và hợp đồng pháp lý.
• Thành công (Won - 100%): Khách hàng đã ký hợp đồng hoặc thanh toán tiền.
• Thất bại (Lost - 0%): Khách hàng từ chối hoặc chuyển hướng sang nhà cung cấp khác.

2. Giao diện Bảng Kanban trực quan (/vi/deals)

Màn hình bảng Kanban cho phép theo dõi toàn cảnh dòng tiền tiềm năng trong tương lai của toàn bộ doanh nghiệp:

Các tính năng tiện ích trên bảng Kanban

• Kéo thả thẻ trực quan (Drag & Drop): Khi một thương vụ tiến triển sang giai đoạn tiếp theo, bạn chỉ cần nhấp giữ thẻ deal và kéo thả sang cột tương ứng.
• Chuyển đổi Pipeline: Hộp chọn phễu ở đầu trang cho phép chuyển đổi tức thì giữa các quy trình kinh doanh khác nhau (ví dụ: Phễu Bán lẻ, Phễu Khách hàng Doanh nghiệp, hoặc Phễu Dự án đấu thầu).
• Thông tin hiển thị trên thẻ Deal:
  • Tiêu đề thương vụ kinh doanh.
  • Giá trị tiền tệ ước tính (Deal Value) định dạng rõ ràng theo tiền tệ VND.
  • Tên khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp B2B liên kết.
  • Ảnh đại diện của nhân viên kinh doanh phụ trách.
  • Ngày dự kiến chốt hợp đồng (Close Date) — tự động đổi sang màu đỏ nếu đã quá hạn dự kiến.
• Thanh thống kê tổng tiền trên đỉnh mỗi cột: Cho biết ngay lập tức tổng số lượng thương vụ và tổng giá trị dòng tiền đang nằm trong giai đoạn đó.

3. Hướng dẫn khởi tạo Cơ hội bán hàng mới

Để đưa một thương vụ mới vào quy trình bán hàng, thao tác như sau:

1. Bước 1: Tại giao diện /vi/deals, nhấp vào nút Thêm cơ hội (biểu tượng HiOutlinePlus).
2. Bước 2: Hộp thoại chi tiết khởi tạo cơ hội sẽ mở ra:

1. Bước 3: Điền các thông tin then chốt:
   • Tên cơ hội: Đặt tiêu đề rõ ràng (ví dụ: Cung cấp thiết bị văn phòng cho Công ty VinaCorp).
   • Phễu bán hàng (Pipeline): Chọn phễu tương ứng nếu công ty vận hành nhiều phễu kinh doanh khác nhau.
   • Khách hàng hoặc Doanh nghiệp liên kết: Chọn đối tác mục tiêu.
   • Tích hợp Bảng giá sản phẩm từ kho: Bạn có thể nhập tổng tiền thủ công HOẶC chọn từng mặt hàng trực tiếp từ Danh mục sản phẩm kho hàng. Hệ thống sẽ tự động tính toán tổng số tiền theo đơn giá, số lượng và thuế suất quy định.
   • Giai đoạn ban đầu: Chọn cột xuất phát (thường là Mới tiếp cận).
   • Ngày dự kiến đóng: Hạn chót mục tiêu để hoàn tất hợp đồng.
   • Người phụ trách: Gán chuyên viên chịu trách nhiệm chính.
2. Bước 4: Nhấn Tạo cơ hội để thẻ thương vụ xuất hiện ngay trên bảng Kanban.

4. Đóng cơ hội: Thắng (Won) và Thua (Lost)

Kết thúc một thương vụ là bước quan trọng để cập nhật dữ liệu báo cáo kinh doanh chính xác:

• Khi chốt hợp đồng thành công (Won):

  Kéo thẻ deal vào cột Thành công (Won). Hệ thống sẽ ghi nhận doanh số thực tế cho nhân viên kinh doanh, đồng thời tự động đề xuất tạo Đơn hàng hoặc Hóa đơn tài chính trong phân hệ Kế toán/Hóa đơn.

• Khi thương vụ thất bại (Lost):

  Kéo thẻ deal vào cột Thất bại (Lost). Hộp thoại thu thập lý do thất bại sẽ hiển thị yêu cầu chọn nguyên nhân (Giá cao, Thiếu tính năng, Chọn đối thủ cạnh tranh, Khách hàng ngừng dự án...). Thông tin này là cơ sở quý báu để ban lãnh đạo phân tích điểm yếu và cải thiện tỷ lệ chốt sale (Win Rate) cho toàn tổ chức.